Embaucher une assistante administrative : semaine type, entretien, période d’essai et annonce

Le métier d’assistante administrative en détail

Tout ce qui, dans la fiche de poste, a été condensé : le métier en repères, les missions expliquées, les compétences, le salaire et les métiers voisins.

La fiche métier d’assistante administrative en bref

Repère	Ce qu’il faut savoir
Le rôle	Faire tourner l’administratif d’un service ou d’une entreprise : accueil, courrier, documents, suivi des dossiers.
Autres intitulés	Assistante de gestion administrative, secrétaire administrative, employée administrative, agent administratif.
Code ROME	M1607 chez France Travail. Les codes voisins sont dans notre guide code ROME d’une assistante administrative.
Rattachement	Le gérant dans une TPE ; un responsable administratif, un directeur ou une office manager dans une PME.
Formation	Bac professionnel, titre professionnel ou BTS dans le tertiaire, ou expérience équivalente.
Demande	86 060 offres déposées chez France Travail en 12 mois, France entière : un métier très recherché.

Source : France Travail, « Mon emploi en Île-de-France », fiche « Assistant administratif / Assistante administrative », chiffres Data emploi.

Les missions d’une assistante administrative, expliquées

Assurer le bon fonctionnement administratif d’un service ou d’une entreprise (France Travail), en cinq familles de missions.

• Accueillir et répondre : téléphone, mails, visiteurs. C’est souvent elle que vos clients entendent en premier.
• Produire les documents : courriers, comptes rendus, devis, attestations, sans faute.
• Suivre les devis, les factures et les commandes : envoyer le devis, le relancer, établir la facture, suivre le paiement, commander les fournitures.
• Organiser le temps des autres : les agendas, les réunions, les déplacements, les plannings.
• Classer, archiver, tenir à jour : les dossiers papier et numériques, la base clients, les tableaux de suivi.

Source : France Travail, fiche « Assistant administratif / Assistante administrative », missions principales.

Les compétences et qualités à exiger

Séparer l’indispensable de ce qui s’apprend sur place vous donne plus de candidates, sans baisser le niveau.

Indispensable dès le premier jour	Peut s’apprendre sur place
Word et Excel au quotidien	Votre logiciel de devis ou de gestion
Rédaction claire, orthographe soignée	Le vocabulaire de votre métier
Accueil téléphonique	Vos procédures internes
Classement et archivage	Votre outil d’archivage numérique

Le salaire repère à indiquer

Selon France Travail, 80 % des offres d’assistante administrative proposent entre 1 802 € et 2 275 € brut par mois, France entière.

Et selon Michael Page, en brut par an :

Expérience	Salaire brut annuel
0 à 2 ans	22 000 à 25 000 €
2 à 5 ans	24 000 à 28 000 €
5 à 10 ans	26 000 à 30 000 €

Le minimum de votre convention collective passe avant tout repère. Les chiffres de l’Île-de-France, en brut et en net, sont dans notre guide salaire d’une assistante administrative.

Sources : France Travail, fiche « Assistant administratif / Assistante administrative » (chiffres Data emploi) ; Michael Page, fiche métier « Assistant administratif ».

Assistante administrative, secrétaire, assistante de direction : les différences

Métier	Le cœur du poste
Assistante administrative	Le bureau dans son ensemble : documents, devis, factures, suivi des dossiers, pour toute l’équipe.
Secrétaire	L’accueil, le standard, les rendez-vous, la frappe et le classement.
Assistante de direction	Le bras droit d’un dirigeant : son agenda, ses dossiers, ses réunions. Plus de confidentialité, un salaire plus haut.
Assistante comptable	La saisie comptable, les rapprochements bancaires, les relances clients.
Office manager	Les locaux, les fournisseurs, la vie de l’équipe, souvent un peu de RH et de comptabilité en plus.

Votre poste est surtout tourné vers un dirigeant ? Partez plutôt de notre fiche de poste d’assistante de direction.

Avant l’annonce : le bon moment, le poste, le contrat

L’administratif s’accumule sans bruit : le dirigeant le fait le soir, puis le week-end, puis plus du tout. Cinq signes reviennent :

• Les devis partent en retard. Un client attend le sien depuis une semaine, et il signe ailleurs.
• Les factures dorment. Des prestations faites restent à facturer, et personne ne relance les retards.
• Le téléphone sonne dans le vide. Sur un chantier ou en rendez-vous, vous ratez des appels, donc des clients.
• Vous cherchez vos documents. Un contrat, une attestation : dix minutes pour remettre la main dessus.
• Votre temps file vers ce qui ne rapporte rien. Une journée par semaine de paperasse coûte plus cher qu’un salaire d’assistante.

Deux lignes cochées : une assistante vous rendra du temps dès les premières semaines. Une seule : un temps partiel suffit peut-être.

Les 5 questions à vous poser avant d’écrire l’annonce

C’est l’étape qu’on saute le plus souvent, et celle qui fait rater le plus de recrutements. Répondez par écrit :

1. Que fera-t-elle chaque semaine ? Accueil, courrier, devis, factures, relances, agendas, classement.
2. Pour qui travaille-t-elle ? Le gérant seul, ou toute l’équipe ? Sans réponse claire, chacun lui confie ses urgences.
3. Avec quels outils ? Logiciel de factures, tableur, messagerie. Elle n’a pas besoin de connaître le vôtre, mais doit savoir apprendre.
4. Seule au bureau, ou dans une équipe ? Seule, elle décide ; dans un grand service, elle suit des procédures.
5. Où, quand, combien ? Le lieu, les horaires, le télétravail possible ou non, et le salaire.

CDI, CDD, temps partiel ou indépendante : quel contrat choisir

• Le CDI pour un besoin durable : c’est ce que cherchent les meilleures candidates.
• Le CDD seulement dans les cas prévus par la loi (remplacement, surcroît temporaire), motif et durée écrits dans l’annonce.
• Le temps partiel convient aux petites structures : précisez les jours et les horaires.
• L’intérim dépanne quelques semaines, mais la personne repart souvent au moment où elle connaît vos dossiers.
• L’assistante indépendante, souvent à distance : utile pour des tâches précises, moins pour l’accueil.

Une semaine type d’assistante administrative

Pour écrire une fiche juste, imaginez la semaine de la personne. Voici à quoi elle ressemble souvent dans une PME de services. Adaptez les jours à votre rythme : fin de mois, tournées, chantiers.

Jour	Ce qui revient
Lundi	Le courrier et les mails du week-end, les messages à transmettre, le planning de la semaine avec le gérant.
Mardi	Les devis à mettre en forme et à envoyer, les rendez-vous à confirmer.
Mercredi	Les factures des travaux ou des prestations terminés, la mise à jour du tableau de suivi.
Jeudi	Les relances : devis sans réponse, factures en retard, fournisseurs en attente.
Vendredi	Le classement de la semaine, les commandes de fournitures, la préparation du lundi.
Chaque jour	Le téléphone, l’accueil, les urgences du jour.

Si votre fiche ne permet pas de remplir ce tableau, il lui manque des missions. Si elle en remplit trois, le poste est peut-être trop gros pour une seule personne.

Les missions selon la taille de votre entreprise

Le même intitulé ne recouvre pas le même travail dans une entreprise de 5 salariés et dans une de 80. C’est la première chose à préciser dans votre fiche.

Taille	Ce qui change	À écrire dans la fiche
Moins de 10 salariés	Elle est seule au bureau et touche à tout : accueil, factures, relances, un peu de RH, parfois la paie à préparer pour le comptable.	Les tâches « en plus », une par une, et qui la remplace pendant ses congés.
10 à 50 salariés	Elle travaille pour plusieurs personnes : le gérant, les commerciaux, les chefs d’équipe. Le risque, c’est que chacun lui donne ses urgences.	Pour qui elle travaille, et qui décide des priorités.
Plus de 50 salariés	Le poste se spécialise : un service, un type de dossier, souvent un logiciel de gestion à maîtriser.	Le périmètre exact et les logiciels, pour ne pas attirer des profils trop généralistes.

Les missions en plus, selon votre secteur

Le cœur du poste reste le même partout. Ce qui change, ce sont les missions propres à votre métier. Écrivez-les noir sur blanc : ce sont elles qui font la différence entre deux candidates.

Bâtiment et artisanat

Préparer les dossiers d’aides à la rénovation des clients, suivre les attestations d’assurance, tenir le planning des équipes et des chantiers, rassembler les pièces des appels d’offres. Le vocabulaire du métier s’apprend vite, la rigueur sur les papiers beaucoup moins.

Commerce et négoce

Saisir les commandes, suivre les bons de livraison, gérer les retours et les petits litiges, tenir les fiches clients à jour. Ici, le poste glisse souvent vers l’administration des ventes : dites-le si c’est le cas.

Cabinets et services aux entreprises

Ouvrir les dossiers clients, préparer les lettres de mission, suivre les temps passés et la facturation, relancer les pièces manquantes. La présentation des documents compte beaucoup : vos clients jugent le cabinet sur ce qu’ils reçoivent.

Industrie et logistique

Suivre les commandes fournisseurs, les documents de transport, les certificats et les fiches de contrôle, souvent dans un logiciel de gestion. Précisez lequel : une candidate qui le connaît déjà sera autonome en deux semaines.

Où chercher votre assistante administrative

Votre fiche est prête : reste à la faire lire aux bonnes personnes. Chaque canal attire des profils différents :

• Les sites d’emploi : France Travail, Indeed, Hellowork. Beaucoup de candidatures, beaucoup à trier.
• LinkedIn pour les profils expérimentés, qui répondent à un message bien écrit.
• Votre réseau : salariés, fournisseurs, expert-comptable. Recevez la personne recommandée comme les autres.
• L’alternance, avec les écoles du BTS support à l’action managériale, si vous avez le temps de former.
• Un cabinet de recrutement, quand vous n’avez ni le temps de trier ni l’envie de vous tromper : voyez comment nous nous y prenons.

Trier les CV sans y passer vos soirées

Un CV d’assistante administrative se lit en une minute, si l’on sait quoi chercher. Quatre questions suffisent :

• A-t-elle déjà tenu un poste proche du vôtre ? Seule dans une petite entreprise, ou dans un grand service : ce n’est pas le même métier.
• Les tâches sont-elles concrètes ? « Gestion administrative » ne dit rien. « Devis et factures pour 40 clients par mois » dit tout.
• Le CV est-il soigné ? Pour un poste où elle écrira à vos clients, l’orthographe du CV est déjà un indice.
• Le trajet est-il tenable ? Regardez l’adresse et faites le trajet aux heures de bureau.

Un trou dans un parcours n’est pas un motif de refus : posez la question au téléphone.

Les questions à poser en entretien

Une bonne fiche de poste donne aussi la trame de l’entretien. Pour chaque mission importante, demandez un exemple vécu. Voici neuf questions qui marchent pour ce métier.

1. Racontez-moi une journée type dans votre dernier poste. Qu’est-ce qui revenait chaque jour ?
2. Trois appels arrivent pendant qu’un client attend au bureau. Que faites-vous, dans quel ordre ?
3. Comment suivez-vous les devis envoyés, pour qu’aucun ne soit oublié ?
4. Un client ne paie pas sa facture depuis un mois. Comment le relancez-vous ?
5. Quels tableaux Excel avez-vous construits ou tenus vous-même ?
6. Comment rangez-vous les dossiers, pour qu’un collègue les retrouve sans vous ?
7. Parlez-moi d’une erreur que vous avez faite dans un document, et de ce que vous avez changé ensuite.
8. Plusieurs personnes vous donnent des urgences en même temps. Comment décidez-vous ?
9. Qu’est-ce qui vous ferait quitter un poste au bout de six mois ?

Écoutez les détails. Une candidate qui a vraiment fait le travail donne des noms d’outils, des chiffres, des exemples précis.

Les objectifs de la période d’essai

La période d’essai sert à vérifier, sur le terrain, que la personne tient le poste décrit dans la fiche. Pour un employé en CDI, elle dure au plus 2 mois. Elle peut être renouvelée une fois, jusqu’à 4 mois au total, seulement si trois conditions sont réunies : un accord de branche étendu le prévoit, le contrat de travail ou la lettre d’engagement le dit clairement, et la salariée donne son accord par écrit ou par mail pendant la première période.

Fixez deux ou trois objectifs simples dès le premier jour, tirés de la fiche :

• À la fin du premier mois : elle tient l’accueil et le courrier seule, et les messages arrivent le jour même.
• À mi-parcours : elle prépare les devis et les factures dans votre logiciel, avec une simple relecture.
• Avant la fin de l’essai : elle tient le tableau des relances sans qu’on le lui rappelle.

Faites un point court à chaque étape. Si un objectif n’est pas tenu, dites-le tout de suite : c’est plus juste pour elle, et vous saurez à temps.

Source : Service Public, « Période d’essai pour un salarié », fiche F1643, vérifiée le 12 août 2026. Votre convention collective ou le contrat peuvent prévoir une durée plus courte.

De la fiche de poste à l’annonce

La fiche reste dans vos dossiers. L’annonce part sur les sites d’emploi et doit donner envie. Gardez les missions, le cadre et le salaire, retirez le jargon, et commencez par ce que la personne fera chaque semaine. Voici une annonce tirée du modèle, pour une entreprise fictive.

Le même poste s’écrit autrement selon l’entreprise. Deux autres exemples courts, eux aussi fictifs :

Si vous préférez déléguer, c’est la première chose que nous faisons pendant le brief : voyez comment recruter une assistante administrative avec nous. Le détail est dans comment ça marche, et les prix dans nos tarifs.

Les erreurs fréquentes dans une fiche d’assistante administrative

• Le poste fourre-tout. Accueil, comptabilité complète, paie, marketing et ressources humaines sur un seul poste : ou la fiche ment, ou le poste est intenable.
• Oublier pour qui elle travaille. Sans rattachement clair, chacun lui confie ses urgences, et elle s’épuise en trois mois.
• « Maîtrise du Pack Office » sans détail. Dites ce qu’elle fera avec Excel : un tableau de suivi, des filtres, des formules. Vous saurez quoi vérifier en entretien.
• Un salaire sous le marché. Sous les fourchettes de France Travail, les candidates expérimentées ne répondent plus.
• Juger sur le seul entretien. À l’aise à l’oral ne veut pas dire organisée : demandez des exemples et appelez l’ancien employeur.
• Pas de cadre. Horaires, télétravail, trajet, parking : c’est ce que les candidates regardent en premier.
• Une fiche jamais relue. Le poste change en deux ans. Relisez-la à chaque entretien annuel.