Recruter une secrétaire : salaire, annonce, entretien et période d’essai

Le métier de secrétaire, en détail

Tout ce qui, dans la page « Cabinet de recrutement secrétaire », a été condensé : pourquoi un cabinet, les six sortes de secrétaires, ce que nous vérifions par téléphone.

Pourquoi passer par un cabinet pour recruter une secrétaire

Pour une secrétaire, le problème n’est pas de recevoir des candidatures. C’est d’en recevoir trop, et de ne pas avoir le temps de les lire. Les CV se ressemblent : accueil, standard, courrier, suite bureautique. Ce qui fait la différence ne se lit pas sur le papier. C’est une voix au téléphone, une orthographe propre, et la capacité de tenir plusieurs fils sans en lâcher un.

Notre travail, c’est ce tri. Nous lisons chaque CV, nous appelons celles qui collent au poste, et nous vous présentons une courte liste avec notre avis franc sur chacune. Talent’recrut est un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers du bureau en Île-de-France : secrétariat, assistanat de direction, assistanat administratif, comptabilité et paie.

De quelle secrétaire avez-vous besoin ?

Le mot « secrétaire » recouvre des postes très différents. Avant de chercher, on met le bon nom sur votre besoin :

Le poste	Ce qu’elle fait surtout
Secrétaire polyvalente	Accueil, téléphone, courrier, agenda de l’équipe, classement : le cœur du bureau.
Secrétaire comptable	Devis, factures, relances, saisie et préparation des pièces pour l’expert-comptable.
Secrétaire commerciale	Commandes, suivi des clients, livraisons : un pied dans l’administration des ventes.
Secrétaire technique	Dossiers de chantier, plannings des équipes, appels d’offres, fréquente dans le bâtiment.
Secrétaire d’accueil	Standard, visiteurs, prise de rendez-vous, premier contact avec chaque client.
Secrétaire de direction	L’agenda, les déplacements et les dossiers d’un dirigeant : un poste proche de l’assistante de direction.

Dans une petite entreprise, la secrétaire fait souvent un peu de tout. Le brief sert à savoir ce qui pèse le plus dans sa semaine.

Ce que nous vérifions avant de vous présenter une candidate

Pour une secrétaire, l’appel de présélection compte double : c’est exactement ce que vos clients entendront. Nous regardons :

1. Sa façon de parler au téléphone : claire, posée, polie, même quand la question la surprend.
2. Ce qu’elle a vraiment fait dans ses postes précédents : accueil, devis, factures, agenda, et pour combien de personnes.
3. Les logiciels qu’elle connaît : messagerie, tableur, logiciel de devis et de facturation, agenda partagé.
4. Sa façon d’écrire, à travers les messages qu’elle nous envoie pendant le processus.
5. Le salaire attendu et la date à laquelle elle peut commencer.
6. Le trajet jusqu’à vos bureaux, aux heures où elle le fera vraiment.

Vous recevez ensuite une courte liste, chaque profil avec notre avis franc, points faibles compris.

Secrétaire, assistante administrative, assistante de direction, office manager : le bon mot

Les quatre titres se croisent dans les annonces, et les candidates les lisent de près. Un mauvais titre attire les mauvais profils.

Le titre	Ce qu’on attend surtout	Le niveau souvent demandé
Secrétaire	L’accueil, le téléphone, le courrier, l’agenda de l’équipe.	Bac, selon l’Onisep.
Assistante administrative	Le suivi des dossiers, les devis et factures, les tableaux de suivi.	Bac à bac + 2.
Assistante de direction	Le bras droit d’un dirigeant : agenda, réunions, dossiers confidentiels.	Bac + 2, selon l’Onisep, et souvent l’anglais.
Office manager	La bonne marche des locaux et de l’équipe : fournisseurs, matériel, arrivées.	Bac + 2 ou plus, ou expérience.

Chaque poste a son modèle de fiche de poste gratuit, en Word et en PDF : assistante administrative, assistante de direction, office manager. Pour une secrétaire polyvalente, le modèle de l’assistante administrative est le plus proche.

Le profil et le salaire repère

Selon l’Onisep, le métier est accessible avec un bac, souvent le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités, ou avec un bac + 2 comme le BTS support à l’action managériale ou le BTS gestion de la PME. Le salaire de départ est de 2 000 € brut par mois pour une débutante.

Sur Mon emploi en Île-de-France, le site de France Travail, la fiche consacrée au secrétariat s’intitule « Assistant administratif / Assistante administrative ». Elle donne 1 802 € à 2 275 € brut par mois, chiffres issus de Data emploi. Une secrétaire expérimentée, comptable, bilingue ou qui tient seule le bureau d’une PME se négocie au-dessus. Le minimum de votre convention collective passe avant tout repère.

Au-delà du diplôme, une bonne secrétaire se reconnaît à trois choses : une voix posée au téléphone, une orthographe propre, et la capacité de tenir plusieurs fils sans en lâcher un.

Sources : Onisep, fiche métier « Secrétaire (office-manager) » ; France Travail, « Mon emploi en Île-de-France », fiche « Assistant administratif / Assistante administrative », chiffres Data emploi. Re.

Recruter, prendre une intérimaire ou externaliser ?

Avant de recruter, posez-vous honnêtement la question. Trois solutions existent, et chacune a son cas :

• Une intérimaire, pour un remplacement de quelques semaines ou un pic d’activité. Rapide, mais elle repart avec ce qu’elle a appris de vos dossiers.
• Une secrétaire indépendante ou un service de secrétariat à distance, pour quelques heures par semaine : la saisie, les devis, la prise de rendez-vous par téléphone. Utile quand le volume ne justifie pas un poste.
• Une secrétaire salariée, quand le travail remplit vraiment des journées, qu’il faut quelqu’un sur place pour l’accueil et le courrier, et que vous voulez qu’elle connaisse vos clients par leur nom.

Si, après le premier appel, recruter ne nous semble pas la bonne solution pour vous, nous vous le disons.

Une annonce qui attire les bonnes candidates

Une annonce de secrétaire reçoit souvent beaucoup de réponses, mais pas toujours les bonnes. Ce qui fait la différence :

• Le salaire écrit noir sur blanc. Sans salaire, les meilleures candidates passent à l’annonce suivante.
• Les vraies tâches, pas une liste de qualités. « Vous préparez une vingtaine de devis par semaine » parle plus que « vous êtes rigoureuse ».
• Le bon titre, choisi avec le tableau plus haut. Une « assistante de direction » pour un poste d’accueil déçoit tout le monde.
• Les horaires, le télétravail et le trajet. En Île-de-France, une candidate regarde d’abord si elle peut venir en transports, ou si le parking est facile.

Les questions à poser en entretien à une secrétaire

Les questions classiques (« vos qualités, vos défauts ») apprennent peu. Celles-ci montrent comment la personne travaille vraiment :

1. « Racontez-moi votre journée type dans votre dernier poste. » Écoutez la part d’accueil, de téléphone, de dossiers. Elle doit ressembler à la vôtre.
2. « Le téléphone sonne, un visiteur arrive et votre responsable vous demande un document urgent. Que faites-vous ? » Il n’y a pas de bonne réponse unique, mais il y a une façon calme de choisir.
3. « Un client mécontent appelle. Comment se passe l’appel ? » Demandez un exemple vécu, pas une théorie.
4. « Comment faites-vous pour ne rien oublier ? » Agenda, liste, rappels : la méthode compte plus que l’outil.
5. « Quels logiciels avez-vous utilisés tous les jours ? » Puis : « Lequel avez-vous appris le plus vite, et comment ? »
6. « Qu’est-ce qui vous a manqué dans votre dernier poste ? » La réponse dit souvent pourquoi elle part, et si votre poste le lui donnera.

D’autres questions, classées par poste, sont dans nos modèles de fiche de poste, par exemple celui de l’assistante administrative.

La période d’essai

Pour une employée en CDI, la période d’essai dure au plus 2 mois. Elle peut être renouvelée une fois, jusqu’à 4 mois au total, seulement si un accord de branche étendu le prévoit, si le contrat le dit clairement et si la salariée donne son accord par écrit pendant la première période.

Utilisez-la vraiment. Fixez deux ou trois objectifs simples dès le premier jour : tenir l’accueil et le standard seule à la fin du premier mois, préparer les devis dans votre logiciel avec une simple relecture, tenir l’agenda de l’équipe sans oubli.

Source : Service Public, « Période d’essai pour un salarié », fiche F1643. Votre convention collective ou le contrat peuvent prévoir une durée plus courte.

Les erreurs fréquentes quand on recrute une secrétaire

• Recruter sur le CV seul. Pour un poste d’accueil, la voix et la façon de parler comptent autant que l’expérience.
• Mettre tout le monde dans le même mot. Une secrétaire d’accueil et une secrétaire comptable n’ont ni les mêmes journées, ni le même salaire.
• Oublier qui la formera. Les premières semaines, quelqu’un doit lui montrer vos clients, vos dossiers et vos habitudes.
• Sous-évaluer le salaire. Une offre sous le marché attire surtout des profils qui ne correspondent pas.
• Laisser traîner la réponse. Les bonnes candidates ont souvent plusieurs entretiens en même temps.

Le prix pour recruter une secrétaire

Le prix dépend du poste et du salaire. Anissa vous l’explique au premier appel, puis il est écrit sur le devis avant de commencer.

Pour vous situer : au taux de 20 % courant sur le marché, une secrétaire à 24 000 € brut par an coûte 4 800 €. Les fourchettes et d’autres exemples sont sur la page des tarifs, et notre façon de travailler, étape par étape, est sur la page comment ça marche.