Recruter un gestionnaire de paie : salaire, bon moment et erreurs à éviter

Le métier de gestionnaire de paie, en détail

Tout ce qui, dans la page « Cabinet de recrutement paie », a été condensé : pourquoi recruter en paie avec un cabinet, les trois postes, ce que nous vérifions par téléphone.

Pourquoi recruter en paie avec un cabinet

La paie ne pardonne pas. Un bulletin faux, c’est un salarié qui vient frapper à la porte du bureau. Une déclaration sociale en retard, c’est une pénalité. Et chaque mois, la date des salaires revient, que le poste soit pourvu ou non.

Le problème, c’est que les bons gestionnaires de paie ne cherchent pas de travail. Ils en ont. Une annonce sur un site d’emploi attire surtout ceux qui sont disponibles tout de suite, pas forcément ceux dont vous avez besoin. Notre travail consiste à aller chercher les autres, à leur présenter votre poste avec des mots justes, et à vérifier, avant que vous ne perdiez une heure en entretien, qu’ils savent vraiment faire ce que vous attendez.

Talent’recrut est un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers du bureau : assistanat, ressources humaines et paie, en Île-de-France. La paie fait partie de nos postes de base, au même titre que l’assistante de direction ou la secrétaire.

Les postes de la paie que nous recrutons

Derrière le mot « paie », il y a plusieurs postes. Les confondre, c’est la meilleure façon de rater un recrutement.

• Assistant ou assistante paie. Il collecte les éléments variables (heures, absences, primes), saisit, prépare les contrôles. Il travaille aux côtés d’un gestionnaire confirmé. C’est souvent un premier poste après une formation ou une alternance.
• Gestionnaire de paie. Il produit les bulletins de bout en bout, les contrôle, prépare la déclaration sociale nominative (la DSN, le fichier mensuel envoyé aux organismes sociaux) et répond aux questions des salariés. Dans une PME, il est souvent seul sur la paie.
• Gestionnaire paie et administration du personnel. En plus de la paie, il gère les contrats, les mutuelles, les arrêts de travail, les arrivées et les départs. C’est le profil le plus demandé dans les entreprises de 30 à 150 salariés, où il n’existe pas de service RH complet.

Les missions détaillées, le mois de paie semaine par semaine et les questions d’entretien sont dans notre modèle de fiche de poste de gestionnaire de paie, gratuit, en Word et en PDF. Si le poste penche vers les ressources humaines, voyez aussi la fiche de poste d’assistante RH.

Ce que nous vérifions avant de vous présenter un candidat

Un CV de paie se ressemble souvent d’une personne à l’autre. La différence s’entend au téléphone. Chaque candidat retenu sur CV est appelé, et nous parlons de :

1. Son portefeuille actuel : combien de bulletins par mois, pour combien d’entreprises ou d’établissements, seul ou en équipe.
2. Les conventions collectives qu’il a déjà appliquées. Passer du commerce au bâtiment, ou de la métallurgie à la santé, ne se fait pas en une semaine.
3. Les logiciels de paie qu’il connaît, et sa façon d’en apprendre un nouveau.
4. La DSN : la prépare-t-il lui-même, sait-il corriger une anomalie signalée ?
5. Sa façon d’expliquer un bulletin à un salarié qui ne comprend pas pourquoi son net a baissé. C’est une bonne partie du métier.
6. Le salaire attendu, la date de démarrage et le trajet jusqu’à vos bureaux, aux heures où il le fera vraiment.

Vous recevez ensuite une courte liste, chaque profil avec notre avis franc, points faibles compris. Vous ne rencontrez que des personnes qui peuvent faire le poste.

Recruter un gestionnaire de paie ou confier la paie à l’extérieur ?

C’est la question que se posent beaucoup de dirigeants avant de nous appeler, et elle mérite une réponse honnête. Il n’existe pas de seuil officiel. Voici ce que nous observons :

• Avec peu de salariés et des paies simples, confier la paie à son expert-comptable reste souvent le plus raisonnable.
• Quand les cas particuliers se multiplient (travail de nuit ou le week-end, primes variables, beaucoup d’arrivées et de départs, plusieurs établissements), les allers-retours avec l’extérieur deviennent lourds. Un gestionnaire en interne connaît vos équipes et règle les questions dans la journée.
• Quand la paie se double de sujets RH (contrats, visites médicales, absences), un profil paie et administration du personnel en interne évite de payer deux prestataires.

Si, après le premier appel, recruter ne nous semble pas la bonne solution pour vous, nous vous le disons. Un recrutement inutile ne rend service à personne.

Le salaire repère d’un gestionnaire de paie

Selon l’Apec, 80 % des offres de gestionnaire de paie proposent entre 28 000 € et 40 000 € brut par an, fixe et variable compris, avec une moyenne de 33 000 €. L’Apec indique aussi qu’au moins deux ans d’expérience sont habituellement demandés.

Michael Page donne des repères par expérience, en brut par an :

Expérience	Salaire brut annuel
Profil junior	28 000 € à 35 000 €
Après cinq ans	36 000 € à 42 000 €
Plus de dix ans	jusqu’à 50 000 €

Michael Page précise que le salaire varie selon le lieu, Paris ou la région, et que le métier manque de candidats depuis quelques années. Vérifiez aussi le minimum prévu par votre convention collective. Au brief, nous vous disons franchement si le salaire prévu permet d’attirer le profil que vous voulez. Mieux vaut l’entendre le premier jour qu’après six semaines de recherche.

Sources : Apec, fiche métier « Gestionnaire de paie F/H » ; Michael Page, fiche métier « Gestionnaire de paie ».

Le bon moment pour recruter en paie

La paie a un rythme. Le mois se joue entre la collecte des éléments variables, le calcul, le contrôle, le virement des salaires et la DSN. Un nouveau gestionnaire qui arrive en plein calcul passe ses premiers jours à éteindre des feux au lieu d’apprendre vos dossiers.

• Prévoyez un chevauchement avec la personne qui part, ou avec votre expert-comptable, sur au moins un mois de paie complet.
• Évitez si possible un démarrage en janvier, mois où s’ajoutent souvent les changements de taux et les régularisations de début d’année.
• Anticipez le préavis. Un gestionnaire en poste a un préavis à respecter avant de vous rejoindre. Plus tôt la recherche commence, moins vous serez pris de court.

Les erreurs fréquentes quand on recrute en paie

• Chercher un « gestionnaire de paie » quand on a besoin d’un profil paie et RH. Le candidat arrive, découvre les contrats et les mutuelles, et repart.
• Oublier la convention collective dans l’annonce. C’est le premier filtre des bons candidats : ils veulent savoir s’ils la connaissent.
• Recruter un profil junior pour tenir seul la paie. Sans personne pour vérifier son travail, les erreurs passent jusqu’au jour où un salarié les trouve.
• Sous-évaluer le salaire. Les gestionnaires confirmés reçoivent plusieurs propositions. Une offre sous le marché ne reçoit que des candidatures de profils qui ne correspondent pas.
• Négliger l’après. Les trois premières paies décident de tout. C’est pour ça que nous restons en contact avec vous et avec le nouveau venu pendant les premiers mois.

Le prix pour recruter un gestionnaire de paie

Le prix dépend du poste et du salaire. Anissa vous l’explique au premier appel, puis il est écrit sur le devis avant de commencer.

Pour vous situer : au taux de 20 % courant sur le marché, un gestionnaire de paie à 33 000 € coûte 6 600 €. Les fourchettes et d’autres exemples sont sur la page des tarifs, et notre façon de travailler, étape par étape, est sur la page comment ça marche.