Embaucher une assistante RH : parcours du salarié, entretien, période d’essai et annonce

Le métier d’assistante RH en détail

Tout ce qui, dans la fiche de poste, a été condensé : le métier en repères, les missions expliquées, les compétences, le salaire et les métiers voisins.

La fiche métier d’assistante RH en bref

Repère	Ce qu’il faut savoir
Le rôle	Assurer la gestion administrative du personnel, de l’embauche au départ, et seconder le responsable RH.
Autres intitulés	Adjointe ressources humaines, assistante gestion du personnel, gestionnaire RH (Onisep).
Rattachement	Le responsable RH ou le DRH ; le dirigeant ou le directeur administratif dans une petite entreprise.
Où on la trouve	Surtout dans les moyennes et grandes entreprises, mais aussi en cabinet de conseil, de recrutement ou de paie (Onisep).
Formation	Bac+2 minimum, bac+3 recommandé (Onisep).
Expérience	Accessible aux jeunes diplômés ; deux ans demandés quand le poste veut de l’autonomie (Apec).

Sources : Apec, fiche métier « Assistant RH F/H » ; Onisep, fiche métier « Assistant / assistante en RH ».

Les missions d’une assistante RH, expliquées

Un poste polyvalent, qui seconde le responsable RH (Apec). Les missions se rangent en cinq familles.

• L’administration du personnel, le cœur du métier : contrats et avenants, dossiers et registre du personnel, attestations.
• Les temps, les congés et les absences : les demandes de congés, les arrêts maladie, les accidents du travail, les heures.
• Le lien avec les organismes : la mutuelle, la prévoyance, la médecine du travail, l’Urssaf, les caisses de retraite.
• Le recrutement et la formation : annonces, tri des candidatures, entretiens, intégration, selon la taille de l’entreprise.
• Le dialogue social : préparer les réunions du CSE et les élections professionnelles (Apec).

Sources : Apec, fiche métier « Assistant RH F/H », missions ; Onisep, fiche métier « Assistant / assistante en RH ».

Les compétences et qualités à exiger

Les bases du droit du travail ne s’improvisent pas : un délai raté peut coûter cher.

Indispensable dès le premier jour	Peut s’apprendre sur place
Les bases du droit du travail : contrats, congés, absences, fin de contrat	Votre convention collective et vos accords internes
Une embauche et un départ, de bout en bout	Votre SIRH et votre outil de gestion des temps
Rédiger un courrier RH clair et juste	Vos modèles de documents
Excel pour suivre les absences et les effectifs	Vos tableaux de bord RH

L’Apec cite entre autres l’esprit de synthèse, la réactivité, le sens du service et l’autonomie.

Le salaire repère à indiquer

Repère	Montant	Source
Débutante, par mois	1 916 € à 2 500 € brut	Onisep
80 % des offres, par an	23 000 € à 38 000 € brut	Apec
Moyenne des offres, par an	30 000 € brut	Apec

À Paris et en Île-de-France, visez plutôt le haut de ces fourchettes. Le minimum de votre convention collective passe avant tout repère.

Sources : Apec, fiche métier « Assistant RH F/H », rémunération proposée dans les offres ; Onisep, fiche métier « Assistant / assistante en RH », salaire du débutant.

Assistante RH, gestionnaire de paie, chargée de recrutement : les différences

Métier	Le cœur du poste
Assistante RH	Le suivi administratif des salariés, de l’embauche au départ, et l’appui au responsable RH.
Gestionnaire de paie	Les bulletins de salaire et les déclarations sociales, chaque mois.
Chargée de recrutement	Les annonces, la recherche de candidats, les entretiens.
Office manager	Le bureau dans son ensemble : locaux, fournisseurs, administration courante, vie de l’équipe.

Votre besoin, c’est d’abord la paie ? Partez plutôt de notre fiche de poste de gestionnaire de paie. C’est le bureau en général ? Voyez la fiche de poste d’office manager.

Le parcours du salarié, vu par l’assistante RH

Pour une assistante de direction, on décrit une semaine type. Pour une assistante RH, le plus parlant est le parcours d’un salarié, de son arrivée à son départ. Chaque étape a ses documents et ses délais.

Étape	Ce qu’elle fait
Avant l’arrivée	La déclaration préalable à l’embauche, le contrat de travail, l’inscription au registre unique du personnel, l’affiliation à la mutuelle.
Le premier jour	L’accueil, les documents à signer, le livret d’accueil, la présentation des règles de l’entreprise.
Les premiers mois	La visite d’information et de prévention à la médecine du travail, le suivi de la période d’essai avec le manager.
Toute la vie du contrat	Les congés, les absences, les avenants, les formations, les entretiens professionnels, les éléments de paie chaque mois.
Le départ	Le certificat de travail, l’attestation pour France Travail, le reçu pour solde de tout compte, la sortie de la mutuelle et du registre.

Ce tableau donne aussi les objectifs de la fiche : un contrat prêt avant le premier jour, des documents de départ remis à temps. Ce sont des repères simples à vérifier.

Les missions selon la taille de votre entreprise

L’Apec le note : les missions et les responsabilités varient selon la taille de l’entreprise. L’Onisep ajoute que dans une PME, l’assistante RH peut même tenir le rôle de responsable RH sans en avoir le titre.

Taille	Ce qui change	À écrire dans la fiche
Moins de 20 salariés	Un poste RH à plein temps est rare. Les tâches RH sont souvent faites par une assistante administrative, avec l’expert-comptable pour la paie.	Si c’est votre cas, partez plutôt d’une fiche d’assistante administrative avec une partie RH.
20 à 250 salariés	Elle est souvent la seule personne RH, ou travaille avec un responsable RH. Elle touche à tout : administration, recrutement, formation, CSE.	Qui fait la paie, si elle recrute seule ou en appui, et qui tranche les questions juridiques.
Plus de 250 salariés	Le poste se spécialise : administration du personnel, recrutement ou formation, dans une équipe RH.	Sa spécialité, le nombre de salariés qu’elle suit, et les outils (SIRH, gestion des temps).

Le CSE, une ligne à ne pas oublier

Une entreprise qui atteint 11 salariés pendant 12 mois de suite doit mettre en place un comité social et économique. À partir de là, il faut organiser les élections, convoquer les réunions, tenir les procès-verbaux. Dans beaucoup de PME, c’est l’assistante RH qui prépare tout cela.

Dites dans la fiche si votre entreprise a un CSE, combien de réunions il tient par an, et si les prochaines élections approchent. Une candidate qui a déjà organisé des élections professionnelles vous fera gagner du temps.

Source : Service Public Entreprendre, « Comité social et économique (CSE) », fiche F34474. À vérifier pour votre cas avec votre expert-comptable ou un avocat en droit du travail.

Les questions à poser en entretien

Une bonne fiche de poste donne aussi la trame de l’entretien. Pour ce métier, demandez des cas concrets : une embauche, un arrêt, un départ. Voici huit questions qui marchent.

1. Combien de salariés suiviez-vous, et sous quelle convention collective ?
2. Racontez-moi une embauche, de la promesse au premier jour : qu’aviez-vous à faire ?
3. Un salarié envoie un arrêt maladie le lundi matin : que faites-vous, et dans quel ordre ?
4. Quels documents remettez-vous à un salarié qui part ?
5. Quels logiciels RH et de gestion des temps avez-vous utilisés ?
6. Avez-vous déjà préparé une réunion du CSE ou des élections professionnelles ?
7. Un salarié vous confie une information personnelle délicate : comment réagissez-vous ?
8. Comment vous tenez-vous au courant des changements du droit du travail ?

Pour aller plus loin, donnez un petit courrier à rédiger : une attestation ou une convocation. En dix minutes, vous voyez la rigueur et l’orthographe.

Les objectifs de la période d’essai

La période d’essai sert à vérifier, sur le terrain, que la personne tient le poste décrit dans la fiche. En CDI, elle dure au plus 2 mois pour un employé (jusqu’à 4 mois), et 3 mois pour un agent de maîtrise ou un technicien (jusqu’à 6 mois). Le renouvellement n’est possible que si trois conditions sont réunies : un accord de branche étendu le prévoit, le contrat de travail ou la lettre d’engagement le dit clairement, et le salarié donne son accord par écrit ou par mail pendant la première période.

Pour une assistante RH, fixez un objectif simple par mois :

• Premier mois : elle reprend les dossiers du personnel et vous signale ce qui manque.
• Deuxième mois : elle gère seule une embauche ou un départ, et transmet des éléments de paie complets.
• Troisième mois : elle tient le suivi des absences et répond seule aux questions courantes des salariés.

Faites un point court à la fin de chaque mois. Si un objectif n’est pas tenu, dites-le tout de suite : c’est plus juste pour elle, et vous saurez à temps.

Source : Service Public, « Période d’essai pour un salarié », fiche F1643, vérifiée le 12 août 2026. Votre convention collective ou le contrat peuvent prévoir une durée plus courte.

De la fiche de poste à l’annonce

La fiche reste dans vos dossiers. L’annonce part sur les sites d’emploi et doit donner envie. Gardez les missions, la taille de l’entreprise, qui fait la paie et le salaire, retirez le jargon interne. Voici une annonce tirée du modèle, pour une entreprise fictive.

Le même poste s’écrit autrement selon l’employeur. Deux autres exemples courts, eux aussi fictifs :

Si vous préférez déléguer, c’est la première chose que nous faisons pendant le brief. Le détail est dans comment ça marche, et les prix dans nos tarifs.

Les erreurs fréquentes dans une fiche d’assistante RH

• Ne pas dire qui fait la paie. C’est la première question d’une bonne candidate, et elle change tout le poste.
• Demander une responsable RH au prix d’une assistante. Si elle décide seule, conseille la direction et gère le CSE, c’est un autre poste et un autre salaire.
• Oublier la discrétion. Écrivez noir sur blanc que le poste donne accès à des informations confidentielles.
• Taire le nombre de salariés. 30 dossiers ou 300, ce n’est pas le même poste.
• Un salaire sous le marché. Comparez avec les repères de l’Apec et de l’Onisep plus haut, et avec votre convention collective.
• Une fiche jamais relue. Un passage à 11 ou 50 salariés change les obligations : relisez-la à chaque entretien annuel.