Embaucher son premier salarié : les démarches, dans l’ordre

Le calendrier en un tableau

Une première embauche tient en une dizaine de démarches. Aucune n’est compliquée, mais chacune a son moment. Les voici dans l’ordre.

Quand	Quoi
Avant de recruter	Trouver votre convention collective, choisir le contrat, vous inscrire à un service de santé au travail
Au plus tôt 8 jours avant le 1er jour	Faire la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’Urssaf
Le jour de l’embauche	Inscrire la personne au registre unique du personnel, signer le contrat
Sous 7 jours	Remettre les informations écrites principales : poste, salaire, horaires, période d’essai
Sous 1 mois	Remettre les autres informations : congés, formation, convention, mutuelle et prévoyance
Avant la fin du 1er mois	Faire le premier bulletin de salaire et la première déclaration sociale nominative
Sous 3 mois	Faire passer la visite d’information et de prévention

Avant de recruter

Trois choses se règlent avant même de publier votre annonce.

• Votre convention collective. Elle dépend de votre activité principale. Elle fixe souvent un salaire minimum par niveau, la durée de la période d’essai et parfois une prévoyance obligatoire. Lisez-la avant de proposer un salaire.
• Le contrat. Un CDI pour un poste qui doit durer, un CDD seulement pour un besoin limité dans le temps, avec un motif précis. Le temps partiel est possible dans les deux cas.
• Le service de santé au travail. Tout employeur doit en avoir un (article L4622-1). Une petite entreprise adhère à un service interentreprises près de chez elle (article D4622-1) : c’est lui qui fera passer la visite médicale.

C’est aussi le moment d’écrire ce que fera la personne. Une fiche de poste claire vous sert pour l’annonce, pour l’entretien et pour le contrat. Nos modèles de fiche de poste sont gratuits, en Word et en PDF.

Sources : Code du travail, articles L4622-1 et D4622-1, re.

La déclaration préalable à l’embauche

C’est la démarche à ne jamais oublier. Personne ne peut commencer à travailler chez vous avant qu’elle soit faite (article L1221-10). Elle se fait en ligne, sur le site de l’Urssaf, au plus tôt huit jours avant la date prévue de l’embauche (article R1221-4).

Elle demande peu de choses : votre numéro Siret, votre code APE, votre service de santé au travail, l’identité de la personne, la date d’embauche, le type de contrat et la période d’essai. Gardez l’accusé de réception et donnez-en une copie à votre salariée.

Si vous l’oubliez, c’est une contravention de cinquième classe (article R1227-1). Si l’oubli est volontaire, c’est du travail dissimulé, beaucoup plus lourd.

Sources : Code du travail, articles L1221-10, R1221-4 et R1227-1 ; fiche Service Public Entreprendre F23107. Re.

Le registre unique du personnel

Il est obligatoire dès le premier salarié, dans tout établissement qui emploie quelqu’un. Les noms et prénoms y sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche, de façon indélébile (article L1221-13). Les stagiaires y ont aussi leur place, dans une partie à part. Un cahier ou un logiciel conviennent, tant que rien ne s’efface.

Source : Code du travail, article L1221-13.

Le contrat et les informations écrites

Un CDD doit toujours être écrit, avec son motif, sinon il devient un CDI (article L1242-12). Un temps partiel aussi (article L3123-6). Pour un CDI à temps plein, l’écrit n’est pas imposé, mais il est vivement conseillé : la période d’essai n’existe que si elle est écrite dans le contrat ou la lettre d’engagement (article L1221-23).

Depuis le 1er novembre 2023, vous devez aussi remettre à votre salariée des informations écrites sur son emploi (article R1221-34), en deux temps (article R1221-35) :

• Au plus tard le 7e jour : l’identité des parties, le lieu de travail, le poste, la date d’embauche, la durée du CDD s’il y a lieu, la période d’essai, le salaire et la durée du travail.
• Au plus tard dans le mois : le reste, comme les congés payés, la formation, la procédure en cas de rupture, la convention collective, la mutuelle et la prévoyance.

Un contrat complet couvre déjà la plupart de ces points. Relisez-le avec cette liste en main.

Sources : Code du travail, articles L1242-12, L3123-6, L1221-23, R1221-34 et R1221-35, re.

La mutuelle

Tout employeur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés et en payer au moins 50 %. Il faut donc la mettre en place pour votre premier salarié, avant son arrivée si possible.

Votre salariée peut la refuser dans quelques cas précis : un CDD de moins de trois mois, un temps partiel de quinze heures par semaine au plus, une mutuelle individuelle déjà en cours jusqu’à son échéance, ou une couverture par un autre biais, celle de son conjoint par exemple. Gardez sa demande de dispense par écrit.

Source : fiche Service Public Entreprendre F33754 (Code de la sécurité sociale, articles L911-1 à L911-9).

La visite médicale

Pour un poste de bureau, il ne s’agit pas d’une visite d’aptitude mais d’une visite d’information et de prévention. Elle a lieu dans les trois mois qui suivent la prise de poste (article R4624-10), auprès du service de santé au travail auquel vous avez adhéré. Demandez le rendez-vous dès l’embauche : les délais sont parfois longs.

Vous devez aussi évaluer les risques de votre entreprise et les écrire dans un document unique (article R4121-1). Dans un bureau, ce sont surtout l’écran, la posture, les chutes et la charge de travail. Votre service de santé au travail peut vous aider à le rédiger.

Sources : Code du travail, articles R4624-10 et R4121-1, re.

La paie et la retraite

Chaque mois, vous remettez un bulletin de salaire et vous envoyez une déclaration sociale nominative, la DSN, qui déclare le salaire et les cotisations. C’est aussi par elle que votre salariée est affiliée à la retraite complémentaire Agirc-Arrco.

Pour un seul salarié, deux voies simples : un logiciel de paie, ou votre expert-comptable. Avant de fixer le salaire, le simulateur officiel de l’Urssaf sur mon-entreprise.urssaf.fr vous donne le coût total pour l’entreprise.

Source : fiche Service Public Entreprendre F23107.

Les erreurs les plus fréquentes

• Faire commencer la personne avant la déclaration. Même pour une matinée d’essai, la déclaration vient d’abord.
• Oublier d’écrire la période d’essai. Sans écrit, il n’y en a pas.
• Mettre la mutuelle en place après coup. Elle est due dès le premier salarié.
• Recruter trop vite. Pour une première embauche, la personne compte autant que les papiers. Prenez le temps d’écrire le poste, de voir plusieurs candidates et de vérifier leurs références.

Et nous, chez Talent’recrut ?

Les démarches, vous venez de les voir : une fois la liste en main, elles se suivent sans surprise. Trouver la bonne personne demande plus de soin. Talent’recrut est un cabinet de recrutement en Île-de-France pour les métiers du bureau : assistante administrative, secrétaire, assistante de direction, gestionnaire de paie. Nous cherchons, nous appelons chaque candidate, et vous choisissez parmi une courte liste. Le détail est sur notre page comment ça marche, et les prix du marché sur notre page des tarifs.

Questions fréquentes