Bien rédiger une fiche de poste : verbes, erreurs, contrôle et annonce

La fiche de poste de A à Z

Tout ce qui, dans la page du modèle, a été condensé : la définition, l’utilité, les 13 rubriques et la méthode en 6 étapes.

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

Une fiche de poste est un document interne qui décrit un poste précis dans votre entreprise. Elle dit à qui la personne répond, ce qu’elle fait chaque semaine, avec quels outils, ce qu’il faut savoir faire pour réussir, et dans quelles conditions elle travaille.

Elle décrit le poste, pas la personne : si la salariée part demain, la fiche reste juste.

À quoi sert une fiche de poste ?

Bien faite, elle vous accompagne pendant toute la vie du poste.

• Pour recruter : l’annonce, les questions d’entretien, la grille de comparaison.
• Pour accueillir : le premier jour, chacun sait ce qu’on attend.
• Pour la période d’essai : juger sur des missions écrites.
• Pour l’entretien annuel : la trame est déjà là.
• Pour éviter les conflits : chacun sait qui fait quoi.
• Pour remplacer : un départ ou un arrêt long, et vous savez quoi transmettre.

Les 13 rubriques d’une fiche de poste complète

Treize rubriques, parce que ce sont les questions que les candidates posent en entretien.

1. Le poste : intitulé, responsable, lieu, contrat, horaires, télétravail, statut.
2. L’entreprise en deux lignes : activité, taille, clients.
3. La raison d’être du poste : pourquoi il existe, en une phrase.
4. Les missions principales : cinq à huit, chacune avec un verbe, de la plus importante à la moins importante.
5. Les missions ponctuelles : une clôture, un salon, un inventaire.
6. Les relations de travail : avec qui, dedans et dehors.
7. Les compétences attendues : logiciels, langues, savoir-faire.
8. Les qualités attendues : trois à cinq, liées à une situation du poste.
9. Le profil : diplôme et expérience, avec « ou expérience équivalente » quand c’est vrai.
10. Les moyens donnés : ordinateur, téléphone, logiciels, véhicule, budget.
11. Les objectifs et l’évaluation : un ou deux repères simples et les dates de suivi.
12. La rémunération et les avantages : la fourchette, fixée avant les entretiens.
13. Le suivi de la fiche : qui l’a écrite, validée, et quand.

Comment rédiger une fiche de poste en 6 étapes

1. Partir du travail réel : notez une ou deux semaines de tâches, d’appels et d’urgences.
2. Regrouper en missions : envoyer, relancer et classer les devis deviennent « suivre les devis ».
3. Écrire avec des verbes : une phrase, une mission.
4. Trier par importance : d’abord ce qui prend le plus de temps ou coûte le plus en cas d’erreur.
5. Faire relire : par la personne en poste ou par son futur responsable.
6. Dater et tenir à jour : relire à chaque entretien annuel.

Fiche de poste, fiche métier, offre d’emploi : ne pas confondre

Cinq documents se ressemblent et se mélangent souvent. Voici à quoi sert chacun.

Document	Ce qu’il décrit	Qui l’écrit
Fiche de poste	UN poste dans VOTRE entreprise : missions, outils, rattachement, conditions.	Le dirigeant ou le responsable du poste.
Fiche de fonction	Une fonction plus large, qui peut regrouper plusieurs postes proches (par exemple « fonction administrative »).	Les RH, surtout dans les grandes entreprises.
Fiche métier	Un métier en général, toutes entreprises confondues.	Des organismes comme l’Apec, l’Onisep ou France Travail.
Profil de poste	La personne idéale : diplôme, expérience, qualités. C’est une partie de la fiche de poste.	Le recruteur, à partir de la fiche.
Offre d’emploi	L’annonce publiée pour attirer des candidates.	Le recruteur, à partir de la fiche.

La fiche de poste est-elle obligatoire ?

Dans une entreprise privée, non. Aucun article du Code du travail n’oblige un employeur à écrire une fiche de poste. Beaucoup de TPE recrutent sans, et c’est souvent là que les malentendus commencent.

Seule, la fiche n’a pas la force du contrat de travail. Mais si vous l’annexez au contrat, ou si le contrat la cite, elle en fait partie. Changer les missions en profondeur demande alors l’accord de la salariée. Pour un cas précis, demandez à votre expert-comptable ou à un avocat en droit du travail.

Une règle s’applique toujours : la fiche et l’annonce ne doivent pas écarter des candidates pour une raison interdite. Le Code du travail interdit de réserver une offre à un sexe (article L1142-1) et toute discrimination, notamment selon l’âge, l’origine ou la situation de famille (article L1132-1). C’est pour cela qu’on écrit « (H/F) » après l’intitulé.

30 verbes d’action pour écrire les missions

Choisissez le verbe qui dit exactement ce que fait la personne. « Établir » une facture n’est pas « vérifier » une facture.

Pour…	Verbes
Organiser	planifier, coordonner, préparer, programmer, prioriser, répartir
Produire	rédiger, établir, saisir, mettre en forme, mettre à jour, archiver
Contrôler	vérifier, suivre, relancer, rapprocher, contrôler, signaler
Communiquer	accueillir, informer, transmettre, conseiller, répondre, présenter
Décider et améliorer	proposer, négocier, choisir, valider, simplifier, former

Les erreurs qui font fuir les bonnes candidates

• Des qualités sans les tâches. « Dynamique, rigoureuse, autonome » ne dit rien du poste. Les bonnes candidates veulent savoir ce qu’elles feront lundi matin.
• Le poste de rêve à trois personnes. Accueil, comptabilité, paie, marketing et ressources humaines sur un seul poste : ou la fiche ment, ou le poste est intenable.
• Un intitulé trop haut ou trop bas. Appeler « assistante de direction » un poste de secrétaire attire des profils qui partiront vite. L’inverse fait fuir les bonnes.
• Oublier le cadre. Horaires, télétravail, trajet, parking : c’est ce que les candidates regardent en premier.
• Pas de salaire. Sans fourchette, vous recevez des candidatures hors budget, et vous perdez des semaines.
• Copier une fiche trouvée en ligne sans l’adapter. Un modèle est un point de départ. Une fiche copiée décrit le poste de quelqu’un d’autre.
• L’écrire une fois, puis l’oublier. Au bout de deux ans, elle ne décrit plus le poste, et elle ne sert plus à rien.

La liste de contrôle avant de valider

Relisez votre fiche avec ces dix questions. Chaque « non » est une ligne à reprendre.

1. L’intitulé est-il celui que les candidates cherchent ?
2. La raison d’être du poste tient-elle en une phrase ?
3. Chaque mission commence-t-elle par un verbe ?
4. Les missions sont-elles triées par importance ?
5. Les qualités sont-elles liées à des situations réelles ?
6. Avez-vous séparé l’indispensable de ce qui peut s’apprendre ?
7. Les horaires, le lieu et le télétravail sont-ils écrits ?
8. La fourchette de salaire est-elle fixée ?
9. La fiche ne contient-elle aucun critère interdit (âge, sexe, origine, situation de famille) ?
10. Est-elle datée, et relue par une deuxième personne ?

De la fiche de poste à l’annonce

La fiche reste dans vos dossiers. L’annonce, elle, part sur les sites d’emploi et doit donner envie. Gardez les missions, les conditions et le salaire, retirez le jargon interne, et ajoutez ce qui rend votre entreprise agréable. Commencez par ce que la personne fera chaque semaine, pas par l’histoire de l’entreprise.

Si vous préférez déléguer, c’est la première chose que nous faisons pendant le brief, avant de chercher. Le détail est dans comment ça marche, et les prix dans nos tarifs.